Das Navigieren in den Compliance-Anforderungen kann komplex sein, da es so viele davon gibt und die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass mindestens eine Reihe von Standards auf Sie zutrifft. Standards können für bestimmte Sektoren gelten, wie etwa der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) für das Gesundheitswesen, oder allgemeiner für Organisationen aller Branchen gelten, wie etwa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Während es verwirrend sein kann, bei einem Compliance-Audit herauszufinden, welche Standards für Ihr Unternehmen gelten, ist eines klar. Compliance gilt nicht nur für große Unternehmen; es gilt sogar für kleine und mittlere Unternehmen.

Versuchen wir also zu verstehen, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist, wie wichtig sie für Ihr Unternehmen ist und welche wichtige Rolle die IT bei der Verwaltung und Aufrechterhaltung der verschiedenen Compliance-Standards spielt.

Was ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?

Bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften handelt es sich um den Prozess der Einhaltung behördlicher Standards und Anforderungen, damit Sie Best Practices befolgen und die Gesetze und Vorschriften einhalten, die für den Betrieb in bestimmten Sektoren und/oder Regionen erforderlich sind. Es hilft Ihnen, die Handelsvorschriften und definierten Best Practices einzuhalten und im Falle von Verstößen erwartete Maßnahmen durchzuführen.

Compliance-Vorschriften regeln in der Regel, wie Daten gehandhabt und gespeichert werden, wie sie verwendet werden, wie einfach es ist, personenbezogene Daten auf Anfrage zu löschen, welche Schutzmaßnahmen vorhanden sind usw.

Bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geht es häufig um die Führung von Aufzeichnungen. Es ist die Aufgabe Ihres IT-Teams, im Falle von Audits oder Verstößen den Nachweis der Compliance und des angemessenen Verhaltens zu erbringen. Dies kann für IT-Teams kleiner und mittlerer Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie versuchen, dies manuell durchzuführen, da der Prozess zeitaufwändig und kostspielig sein kann.

Allerdings können die meisten Compliance-Prozesse, wie Dokumentation und Berichterstellung, jetzt mit Lösungen wie Compliance Manager GRC automatisiert werden. Sie ermöglichen Ihnen zu bestimmen, was Sie bei der Compliance-Vorbereitung dokumentieren müssen. Sie können im Falle eines Verstoßes oder bei Bedarf mühelos und ohne Aufstockung Ihres Personalbestands einen Compliance-Nachweis vorlegen.

Compliance Manager GRC trägt außerdem dazu bei, dass Sie alle Anforderungen bestimmter Standards erfüllen. Regulierungsstandards haben oft ähnliche Anforderungen und können verwirrend sein. Compliance Manager GRC hilft dabei, Klarheit in Ihre Compliance-Bemühungen zu bringen und Doppelarbeit zu vermeiden. Der beste Teil? Sie müssen nicht Ihr Budget sprengen, um diese Lösung zu implementieren.

Warum ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig?

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist wichtig, weil sie Ihnen hilft:

• Befolgen Sie Best Practices für den Umgang und die Verwaltung von Daten, Cybersicherheit usw.
• Erfüllen Sie gesetzliche Verpflichtungen.
• Bauen Sie das Vertrauen und die Loyalität Ihrer Kunden auf.
• Schützen Sie den Ruf Ihres Unternehmens.
• Minimieren Sie den Reputationsschaden im Falle eines Verstoßes.
• Vermeiden Sie hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung.

Bei einem Datenverlustvorfall ist es die Pflicht der IT, den Nachweis zu erbringen, dass Sie vor dem Angriff vollständig konform waren, und die Daten bereitzustellen, die für eine Reaktion gemäß dem Standard erforderlich sind. Im Falle einer Prüfung müssen Sie in der Lage sein, die Einhaltung der Vorschriften problemlos nachzuweisen und den Nachweis zu erbringen, dass Sie schnell und angemessen auf mögliche Verstöße reagieren können. Der einzige Weg, dies zu erreichen, besteht darin, konform zu sein und den Nachweis der Einhaltung in Form von IT-Richtlinien und -Verfahren, Aktionsplänen, Risikobewertungsberichten, Aktivitätsberichten usw. zu dokumentieren.

Wenn sich herausstellt, dass Ihre Organisation die Vorschriften nicht einhält, riskiert sie einen schweren finanziellen Schaden und Rufschädigung.

Die Strafe für die Nichteinhaltung der DSGVO beträgt 4 % des Umsatzes Ihres Unternehmens oder 20 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Compliance-Standards, die Sie kennen sollten

Schauen wir uns einige der anerkanntesten Vorschriften der Welt an:

• Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO): Es handelt sich um einen der strengsten Compliance-Standards der Welt und gilt für jedes Unternehmen innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union (EU), das personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet – alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person beziehen — von EU-Bürgern. Die Strafe für die Nichteinhaltung der DSGVO beträgt 4 % Ihres Umsatzes oder 20 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Es handelt sich außerdem um ein umfassendes Regelwerk, das auch in anderen Gerichtsbarkeiten zu ähnlichen Gesetzen geführt hat (z. B. das California Consumer Privacy Act in Kalifornien und das brasilianische Datenschutzgesetz). Die Einhaltung der DSGVO kann für kleine und mittlere Unternehmen eine entmutigende Aufgabe sein. Die EU erkennt dies jedoch an und hat spezielle Ressourcen geschaffen, um Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO zu unterstützen.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): HIPAA ist ein Bundesgesetz , das die Notwendigkeit nationaler Standards in den USA zum Schutz sensibler Patientendaten vorschreibt. Es erlegt die Datenschutzregel auf, die vorschreibt, dass sensible Gesundheitsinformationen von Patienten nicht ohne die Zustimmung oder das Wissen des Patienten an Organisationen wie Krankenhäuser, Krankenversicherungsunternehmen usw. weitergegeben werden dürfen.
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Der PCI DSS ist eine Reihe von Sicherheitsstandards, die für alle Unternehmen gelten, die Kreditkarteninformationen verarbeiten. Es wird vom Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC) verwaltet, der 2006 gegründet wurde, um Sicherheitsstandards weiterzuentwickeln und die Beteiligung der Industrie an der Schaffung sicherer Zahlungskanäle für Unternehmen zu stärken.
• Sarbanes-Oxley Act (SOX): SOX ist ein US-Gesetz, das die Finanzberichterstattung und Offenlegung für alle börsennotierten Unternehmen regelt, einschließlich ausländischer Unternehmen, die börsennotiert sind und in den USA Geschäfte tätigen. Es legt Standards für Unternehmensführung, Risikobewertung und -management fest. Prüfung und Finanzberichterstattung öffentlicher Unternehmen und enthält Bestimmungen zur Abschreckung und Bestrafung von Buchhaltungsbetrug und Korruption in Unternehmen.
• Cybersecurity Information Sharing Act (CISA): CISA ist ein US-Gesetz, das Unternehmen dazu ermutigt, Abwehrmaßnahmen in ihren eigenen Informationssystemen zu überwachen und umzusetzen und dann kritische „Cyberbedrohungsindikatoren“ und „Abwehrmaßnahmen“ mit den Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen sowie privaten Behörden zu teilen Unternehmen, um Cyberbedrohungen zu bekämpfen und eine widerstandsfähigere Cybersicherheitsinfrastruktur für die Zukunft zu schaffen.
• Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP): FedRAMP ist ein Programm der US-Regierung, das Sicherheitsstandards für Cloud-Dienstanbieter festlegt, die mit Bundesbehörden zusammenarbeiten. Es wurde 2011 gegründet, um Unternehmen einen risikobasierten Ansatz für die Einführung und Nutzung von Cloud-Diensten zu bieten.
• ISO 27001: ISO 27001 ist ein globaler Informationssicherheitsstandard, der einen Rahmen für die Einrichtung, Implementierung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) bietet. Es hilft Unternehmen, sich der neuesten Bedrohungen bewusst zu werden und Maßnahmen zur Behebung ihrer Schwachstellen zu ergreifen, um die Risikobewertung und das Risikomanagement, die Cyber-Resilienz und die operative Exzellenz zu verbessern.

Dies ist keine erschöpfende Liste. Abhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, Ihrem Standort und der Art der Daten, die Sie verarbeiten (persönlich identifizierbare Informationen oder PII, Finanzinformationen, geschützte Gesundheitsinformationen usw.), gelten möglicherweise auch andere Vorschriften für Sie.  

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erreichen

Für kleine und mittelständische Unternehmen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erreichen wollen, ist es wichtig, sich gut vorzubereiten und diese Herausforderung anzunehmen. Sie können es wie jedes andere Projekt angehen und die folgenden Schritte zur Compliance-Vorbereitung übernehmen:

1. Identifizieren Sie Standards, die für Ihr Unternehmen gelten, basierend auf Ihrer Branche, Ihrem Standort und der Art der von Ihnen verarbeiteten Daten. Denken Sie daran, dass Sie bei der Einhaltung der Vorschriften keine Wahl haben. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie bestimmte Standards einhalten. Indem Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Standards identifizieren, können Sie Ihre Zeit, Energie und Ressourcen effizient auf die Einhaltung der Standards konzentrieren.
2. Bewerten Sie Risiken in Ihren IT-Systemen und -Prozessen und entwickeln und implementieren Sie einen Plan zur Behebung von Schwachstellen, damit Sie Compliance-Standards einhalten können. Implementieren Sie Sicherheitskontrollen wie Firewalls, Verschlüsselung usw., um Ihre Daten und Systeme vor unbefugtem Zugriff und Sicherheitsverletzungen zu schützen.
3. Richten Sie Richtlinien und Verfahren ein, die Ihren Compliance-Ansatz in einer Sprache darlegen, die für alle Mitarbeiter leicht verständlich ist. Überprüfen und aktualisieren Sie diese Richtlinien regelmäßig, um Änderungen in Vorschriften und Standards zu berücksichtigen.
4. Binden Sie Ihre Mitarbeiter mit Schulungsinitiativen ein, die darauf abzielen, ihr Bewusstsein für Compliance-Richtlinien und -Verfahren zu schärfen und ihnen die Rolle zu erklären, die sie bei der Aufrechterhaltung der Compliance spielen. Dies sollte ein fortlaufender Prozess sein, der die Mitarbeiter einbezieht und über alle Änderungen informiert. Für einige Standards, insbesondere für diejenigen, die stärker auf Sicherheit ausgerichtet sind, ist eine Schulung des Personals erforderlich.
5. Überwachen und testen Sie Ihre Systeme kontinuierlich, um potenzielle Gefahren zu erkennen und zu mindern.
6. Lassen Sie sich dabei fachkundig von IT- und Rechtsexperten beraten, um die Compliance-Anforderungen besser zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie alle für Sie geltenden Standards vollständig einhalten.

Navigieren in Compliance-Standards

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hilft dabei, Best Practices zu befolgen, die die Sicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden gewährleisten. Für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, hohe Bußgelder bei Verstößen zu vermeiden und ihren Ruf zu schützen.

Obwohl die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften schwierig und komplex erscheinen kann, gibt es Lösungen wie Compliance Manager GRC, die dabei helfen, Compliance-Anforderungen zu identifizieren und zu erfüllen, ohne große Investitionen zu tätigen.