IT-afdelingen spelen een cruciale rol in het functioneren van een bedrijfsorganisatie. Ze houden de bedrijfsactiviteiten draaiende, beschermen kritieke gegevens, voorkomen beveiligingsbedreigingen, zorgen voor netwerkprestaties en meer. Hierdoor is IT een van de duurste afdelingen in een organisatie. Wanneer bedrijven op zoek gaan naar mogelijkheden om kosten te besparen, komen IT-afdelingen vaak ook onder de hamer.

Willekeurige, ongedisciplineerde kostenbesparingen brengen meer schade dan voordelen voor een organisatie met zich mee. Daarom is een strategische benadering van kostenbesparing essentieel als bedrijven geen concessies willen doen aan hun prestaties.

Hoewel volgens Gartner De mondiale IT-uitgaven zullen in 2020 naar verwachting met 3,7 procent stijgen, maar de zorgen over de recessie en economische vertraging dreigen nog steeds over de hele wereld. Het is dus goed voor alle bedrijven om hun IT-activiteiten te stroomlijnen en hun efficiëntie te vergroten.

Dit artikel bespreekt de zes belangrijkste hacks die u kunt gebruiken om uw IT-budget te verkleinen zonder uw bedrijfsprestaties te beïnvloeden.

1. Bereik operationele efficiëntie

Het eerste en belangrijkste dat u bij strategische kostenbesparingen moet doen, is het verbeteren van de operationele efficiëntie van uw IT-afdeling. U moet uw IT-infrastructuur analyseren om te controleren of u uw bronnen verstandig gebruikt. Zorg er altijd voor dat u de juiste technologie gebruikt die waarde toevoegt aan uw bedrijf. Verminder ook de discretionaire uitgaven op uw IT-afdeling. Door uw bedrijfsvoering te stroomlijnen, kunt u veel meer besparen op IT-uitgaven dan u zich kunt voorstellen.

2. Kijk verder dan merkhardwareapparatuur

De meeste grote ondernemingen kiezen voor merkhardwareapparatuur omdat ze deze gemakkelijk kunnen betalen. Hetzelfde kan echter niet gezegd worden over kleine en middelgrote bedrijven die hun IT-budget verstandig proberen te gebruiken. Het is mogelijk om tot 50 procent op uw hardwarekosten te besparen door te kiezen voor een merk dat nog niet populair is in de markt. Zolang de specificaties kloppen, zal de merknaam geen beperking zijn als het gaat om het draaien van eersteklas softwareproducten.

Als u apparatuur van een ander merk gaat gebruiken, zorg er dan voor dat u uw onderzoek doet om de kwaliteit van de producten te garanderen. Sommige producten buiten het merk bieden prestaties op merkniveau voor bijna de helft van de prijs. Door de juiste hardwareproducten te kiezen, kunt u een fortuin besparen op uw IT-uitgaven.

3. Probeer virtuele servers

Bedrijven schakelen over op virtuele servers omdat ze veel waarde aan hun activiteiten kunnen toevoegen. U kunt op de lange termijn veel geld besparen met virtuele servers. Fysieke servers nemen veel ruimte in beslag en worden niet vaak volledig benut. Bovendien moet je extra geld investeren in periodiek onderhoud, koeling, ventilatie etc.

Virtuele servers kunnen tijdens de eerste installatie duurder zijn. Ze bieden echter voordelen met toegevoegde waarde die op termijn geld kunnen besparen. Naarmate uw bedrijf groeit, zal het toevoegen van nieuwe virtuele servers kosteneffectiever zijn dan het toevoegen van fysieke servers. Door gebruik te maken van virtuele servers kunnen uw energiekosten en onderhoudskosten aanzienlijk worden geminimaliseerd.

4. Probeer uw IT uit te besteden

Het onderhouden van een interne IT-afdeling is een kostbare aangelegenheid, tenzij u een groot bedrijf bent. De meeste kleine en middelgrote organisaties besteden hun IT-behoeften nu dus uit aan Managed Service Providers (MSP's) die expertise op dit gebied hebben. Door uw IT-behoeften uit te besteden, kunt u eenvoudig uw arbeidskosten verlagen, de efficiëntie verhogen, risico's minimaliseren en naleving garanderen.

MSP's kunnen uw IT-infrastructuur 24/7 monitoren en waarschuwingen proactief oplossen voordat er daadwerkelijk problemen optreden. Dit kan uw bedrijf behoeden voor kostbare, ongeplande downtime. De meeste MSP's hebben ook flexibele prijsbundels waarmee u services kunt kiezen op basis van uw IT-budget en -behoeften. Naast kostenvoordelen kunnen MSP's ook de algehele efficiëntie van uw IT verbeteren en de productiviteit verhogen.

5. Gebruik je mankracht slim

Voor bedrijven die een intern IT-team hebben, wordt een aanzienlijk percentage van hun IT-budget besteed aan salarissen van personeel. Dit betekent niet dat u uw IT-personeel meteen moet ontslaan. In plaats daarvan moet u begrijpen hoe u deze hulpbronnen slim kunt gebruiken. Huur alleen personeel in als dat nodig is en denk na over manieren waarop u uw IT-functies kunt automatiseren. Met moderne IT-technologie kan de gehele IT-infrastructuur van een grote organisatie met slechts een paar IT-professionals succesvol worden gemonitord.

6. Gebruik cloudgegevensopslag

Omdat data een van de meest gewaardeerde goederen in dit digitale tijdperk is, besteden bedrijven elk jaar enorm veel geld aan het beveiligen van hun data. In plaats van een fysiek datacenter te hebben, kunt u kiezen voor dataopslag in de cloud om uw opslagkosten te verlagen. Er wordt geschat dat de overstap naar de cloud verlaag uw kosten voor gegevensopslag met tweederde. De overstap naar cloudopslag kan ook de gegevensbeveiliging verbeteren en een naadloze bedrijfsvoering garanderen.

Prestaties moeten centraal staan

Het verkleinen van uw IT-budget gaat niet over het overstappen op goedkope oplossingen. Uw belangrijkste focus moet liggen op prestaties. Kies bij het plannen van uw IT-budget niet voor kortetermijnoplossingen die geen waarde toevoegen aan uw bedrijf. Concentreer u in plaats daarvan op langetermijnoplossingen die bijdragen aan uw prestaties zonder een gat in uw zak te branden.