Het navigeren door nalevingsvereisten kan complex zijn, omdat er zo veel van zijn, en de kans groot is dat ten minste één reeks normen op u van toepassing is. Normen kunnen voor specifieke sectoren gelden, zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) voor de gezondheidszorg, of kunnen algemener van toepassing zijn op organisaties in verschillende sectoren, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Hoewel het verwarrend kan zijn om tijdens een compliance-audit uit te zoeken welke normen op uw organisatie van toepassing zijn, is één ding duidelijk. Compliance geldt niet alleen voor grote bedrijven; het geldt zelfs voor kleine en middelgrote bedrijven.

Laten we dus proberen te begrijpen wat naleving van de regelgeving is, hoe belangrijk dit is voor uw bedrijf en de belangrijke rol die IT speelt bij het beheer en onderhoud van de verschillende nalevingsnormen.

Wat is naleving van regelgeving?

Naleving van de regelgeving is het proces van het naleven van wettelijke normen en vereisten, zodat u best practices volgt en voldoet aan de wet- en regelgeving die vereist is om in specifieke sectoren en/of geografische gebieden te opereren. Het helpt u de handelsregels en best practices te volgen en de verwachte acties uit te voeren in geval van inbreuken.

Nalevingsregels hebben meestal betrekking op de manier waarop gegevens worden verwerkt en opgeslagen, hoe deze worden gebruikt, hoe gemakkelijk het is om persoonlijke gegevens op verzoek te verwijderen, welke beveiligingen er zijn, enz.

Veel van de naleving van de regelgeving gaat over het bijhouden van gegevens. Het is de taak van uw IT-team om bewijs van naleving en passend gedrag te kunnen leveren in geval van audits of inbreuken. Dit kan een uitdaging zijn voor IT-teams van kleine en middelgrote bedrijven, vooral als ze dit handmatig proberen te doen, omdat het proces tijdrovend en kostbaar kan zijn.

De meeste complianceprocessen, zoals documentatie en rapportage, kunnen nu echter worden geautomatiseerd met oplossingen zoals Compliance Manager GRC. Hiermee kunt u bepalen wat u moet documenteren tijdens de voorbereiding op compliance. U kunt moeiteloos, zonder uw personeelsbestand uit te breiden, een bewijs van naleving leveren in geval van een inbreuk of wanneer dat nodig is.

Compliance Manager GRC zorgt er ook voor dat u aan alle vereisten voor specifieke normen voldoet. Regelgevingsnormen hebben vaak vergelijkbare vereisten en kunnen verwarrend zijn. Compliance Manager GRC helpt u duidelijkheid te scheppen in uw compliance-inspanningen en dubbel werk te voorkomen. Het beste gedeelte? U hoeft niet veel geld uit te geven om deze oplossing te implementeren.

Waarom is naleving van regelgeving belangrijk?

Naleving van de regelgeving is belangrijk omdat het u helpt:

• Volg best practices voor het verwerken en beheren van gegevens, cyberbeveiliging, enz.
• Voldoe aan wettelijke verplichtingen.
• Bouw het vertrouwen en de loyaliteit van klanten op.
• Bescherm de reputatie van uw organisatie.
• Minimaliseer reputatieschade bij een inbreuk.
• Voorkom hoge boetes bij niet-naleving.

Tijdens een incident met gegevensverlies is het de plicht van IT om te bewijzen dat u vóór de aanval volledig aan de regelgeving voldeed en de gegevens te verstrekken die nodig zijn om volgens de norm te reageren. Bij een audit moet u de naleving eenvoudig kunnen aantonen en het bewijs kunnen leveren dat u snel en adequaat kunt reageren op een eventuele inbreuk. De enige manier om dit te doen is door compliant te zijn en het bewijs van compliance te documenteren in de vorm van IT-beleid en -procedures, actieplannen, risicobeoordelingsrapporten, activiteitenrapporten, enz.

Als uw organisatie niet aan de regels voldoet, riskeert zij ernstige financiële schade en reputatieschade.

De boete voor het niet naleven van de AVG bedraagt 4% van de omzet van uw bedrijf of €20 miljoen, afhankelijk van wat het hoogste is.

Nalevingsnormen waarvan u op de hoogte moet zijn

Laten we eens kijken naar enkele van de meest erkende regelgeving ter wereld:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Het is een van de strengste nalevingsnormen ter wereld en is van toepassing op elk bedrijf van binnen of buiten de Europese Unie (EU) dat persoonlijke gegevens verzamelt en verwerkt – elk stukje informatie dat betrekking heeft op een identificeerbare persoon — van EU-burgers. De boete voor het niet naleven van de AVG bedraagt 4% van uw omzet of € 20 miljoen, afhankelijk van wat het hoogste is. Het is ook een uitgebreide reeks regelgeving en heeft soortgelijke wetgeving in andere rechtsgebieden geïnspireerd (bijvoorbeeld de California Consumer Privacy Act in Californië en de Braziliaanse Algemene Wet Gegevensbescherming). Voor kleine en middelgrote bedrijven kan het voldoen aan de AVG een hele klus zijn. De EU erkent dit echter en heeft speciale middelen gecreëerd om uw organisatie te helpen AVG-compliant te zijn.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): HIPAA is een federale wet die de noodzaak van nationale normen in de VS verplicht stelt om gevoelige patiëntinformatie te beschermen. Het legt de privacyregel op, die voorschrijft dat gevoelige gezondheidsinformatie van patiënten niet openbaar mag worden gemaakt zonder de toestemming of medeweten van de patiënt, aan organisaties zoals ziekenhuizen, zorgverzekeraars, enz.
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): De PCI DSS is een reeks beveiligingsstandaarden die van toepassing zijn op alle bedrijven die creditcardgegevens verwerken. Het wordt beheerd door de Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), die in 2006 werd opgericht om beveiligingsnormen te ontwikkelen en de deelname van de industrie aan het creëren van veilige betalingskanalen voor bedrijven te vergroten.
• Sarbanes-Oxley Act (SOX): SOX is een Amerikaanse wet die de financiële rapportage en openbaarmaking reguleert voor alle beursgenoteerde bedrijven, inclusief buitenlandse bedrijven die beursgenoteerd zijn en zaken doen in de VS. Het schetst normen voor corporate governance, risicobeoordeling en management, audits en financiële rapportage van beursgenoteerde bedrijven, en bevat bepalingen die bedoeld zijn om boekhoudfraude en corruptie bij bedrijven af te schrikken en te bestraffen.
• Cybersecurity Information Sharing Act (CISA): CISA is een Amerikaanse wet die bedrijven aanmoedigt om defensieve maatregelen op hun eigen informatiesystemen te monitoren en te implementeren en vervolgens kritische “cyberdreigingsindicatoren” en “defensieve maatregelen” te delen met de federale, staats- en lokale overheden en particuliere bedrijven om cyberdreigingen te bestrijden en een veerkrachtiger cyberbeveiligingsinfrastructuur voor de toekomst te creëren.
• Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP): FedRAMP is een programma van de Amerikaanse overheid dat beveiligingsnormen vaststelt voor cloudserviceproviders die samenwerken met federale instanties. Het werd in 2011 opgericht om bedrijven een risicogebaseerde aanpak te bieden bij het adopteren en gebruiken van clouddiensten.
• ISO 27001: ISO 27001 is een wereldwijde informatiebeveiligingsnorm die een raamwerk biedt voor het opzetten, implementeren, onderhouden en voortdurend verbeteren van een informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS). Het helpt bedrijven zich bewust te zijn van de nieuwste bedreigingen en actie te ondernemen om hun kwetsbaarheden aan te pakken in een poging de risicobeoordeling en het beheer, de cyberveerkracht en de operationele uitmuntendheid te verbeteren.

Dit is geen uitputtende lijst. Afhankelijk van de branche waarin u zich bevindt, waar u zich bevindt en het soort gegevens dat u verwerkt (persoonlijk identificeerbare informatie of PII, financiële informatie, beschermde gezondheidsinformatie, enz.), kunnen er ook andere regels op u van toepassing zijn.  

Het bereiken van naleving van de regelgeving

Voor kleine en middelgrote bedrijven die willen voldoen aan de regelgeving, is het belangrijk om zich goed voor te bereiden en dit als een uitdaging aan te pakken. U kunt het net als elk ander project benaderen en de volgende stappen volgen ter voorbereiding op de naleving:

1. Identificeer standaarden die op uw organisatie van toepassing zijn op basis van uw branche, locatie en het type gegevens dat u verwerkt. Bedenk dat u geen keus heeft wat betreft naleving; Er wordt van je verwacht dat je je aan bepaalde normen houdt. Door de normen te identificeren die op uw organisatie van toepassing zijn, kunt u uw tijd, energie en middelen efficiënt besteden aan het naleven van de regelgeving.
2. Beoordeel de risico's in uw IT-systemen en -processen en ontwikkel en implementeer een plan om kwetsbaarheden aan te pakken, zodat u aan de compliancenormen kunt voldoen. Implementeer beveiligingsmaatregelen zoals firewalls, encryptie, enz. om uw gegevens en systemen te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en inbreuken.
3. Zorg voor beleid en procedures die uw aanpak van compliance schetsen, in een taal die gemakkelijk te begrijpen is voor alle medewerkers. Controleer en update dit beleid regelmatig om wijzigingen in regelgeving en normen op te nemen.
4. Betrek uw werknemers bij trainingsinitiatieven die zijn ontworpen om hun bewustzijn van compliancebeleid en -procedures te vergroten en de rol uit te leggen die zij spelen bij het handhaven van compliance. Dit moet een continu proces zijn dat medewerkers betrokken houdt en op de hoogte houdt van alle veranderingen. Voor sommige standaarden, vooral voor de meer op beveiliging gerichte standaarden, is opleiding van het personeel een vereiste.
5. Bewaak en test uw systemen voortdurend om potentiële gevaren te identificeren en te beperken.
6. Krijg gaandeweg deskundig advies van IT- en juridische professionals om de nalevingsvereisten beter te begrijpen en ervoor te zorgen dat u volledig voldoet aan alle normen die op u van toepassing zijn.

Navigeren door nalevingsnormen

Naleving van de regelgeving helpt bij het volgen van best practices die uw bedrijf en klanten veilig houden. Het is belangrijk voor kleine en middelgrote bedrijven om te voorkomen dat ze hoge boetes moeten betalen voor niet-naleving en om hun reputatie te beschermen.

Hoewel het naleven van de regelgeving moeilijk en complex kan lijken, zijn er oplossingen zoals Compliance Manager GRC die helpen bij het identificeren en voldoen aan compliance-eisen zonder enorme investeringen te doen.