S'y retrouver dans les exigences de conformité peut s'avérer complexe, car elles sont très nombreuses et il y a de fortes chances qu'au moins un ensemble de normes s'applique à vous. Les normes peuvent concerner des secteurs spécifiques, comme la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour les soins de santé, ou peuvent s'appliquer plus généralement à des organisations de tous les secteurs, comme le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Même s’il peut être difficile de déterminer quelles normes s’appliquent à votre organisation lors d’un audit de conformité, une chose est claire. La conformité ne s'applique pas uniquement aux grandes entreprises; cela s’applique même aux petites et moyennes entreprises.

Essayons donc de comprendre ce qu'est la conformité réglementaire, en quoi elle est importante pour votre entreprise et le rôle important que joue l'informatique dans la gestion et la maintenance des différentes normes de conformité.

Qu’est-ce que la conformité réglementaire ?

La conformité réglementaire est le processus d'adhésion aux normes et exigences réglementaires afin que vous suiviez les meilleures pratiques et que vous vous conformiez aux lois et réglementations requises pour opérer dans des secteurs et/ou des zones géographiques spécifiques. Il vous aide à suivre les réglementations du commerce et les bonnes pratiques définies et à effectuer les actions attendues en cas de manquement.

Les réglementations de conformité couvrent généralement la manière dont les données sont traitées et stockées, la manière dont elles sont utilisées, la facilité avec laquelle les données personnelles peuvent être supprimées sur demande, les protections en place, etc.

Une grande partie de la conformité réglementaire concerne la tenue de registres. C'est le travail de votre équipe informatique d'être en mesure de fournir une preuve de conformité et un comportement approprié en cas d'audits ou de violations. Cela peut constituer un défi pour les équipes informatiques des petites et moyennes entreprises, en particulier lorsqu'elles tentent de le faire manuellement, car le processus peut être long et coûteux.

Cependant, la plupart des processus de conformité, comme la documentation et le reporting, peuvent désormais être automatisés avec des solutions telles que Compliance Manager GRC. Ils vous permettent de déterminer ce que vous devez documenter lors de la préparation de la conformité. Vous pouvez facilement, sans augmenter vos effectifs, fournir une preuve de conformité en cas de violation ou en cas de besoin.

Compliance Manager GRC vous aide également à garantir que vous répondez à toutes les exigences de normes spécifiques. Les normes réglementaires comportent souvent des exigences similaires et peuvent prêter à confusion. Compliance Manager GRC contribue à clarifier vos efforts de conformité et à éviter la duplication du travail. La meilleure partie? Vous n’avez pas besoin de vous ruiner pour mettre en œuvre cette solution.

Pourquoi la conformité réglementaire est-elle importante ?

La conformité réglementaire est importante car elle vous aide à :

• Suivez les bonnes pratiques en matière de traitement et de gestion des données, de cybersécurité, etc.
• Remplir les obligations légales.
• Renforcez la confiance et la fidélité des clients.
• Protégez la réputation de votre organisation.
• Minimisez les dommages à votre réputation en cas de violation.
• Évitez de lourdes amendes en cas de non-conformité.

Lors d'un incident de perte de données, il est du devoir du service informatique de prouver que vous étiez pleinement conforme avant l'attaque et de fournir les données nécessaires pour répondre conformément à la norme. En cas d’audit, vous devez être en mesure de démontrer facilement votre conformité et de fournir la preuve que vous pouvez réagir rapidement et de manière appropriée à toute violation potentielle. La seule façon d’y parvenir est d’être conforme et de documenter les preuves de conformité sous la forme de politiques et procédures informatiques, de plans d’action, de rapports d’évaluation des risques, de rapports d’activité, etc.

Si votre organisation s’avère non conforme, elle risque de subir de graves dommages financiers et de réputation.

La pénalité en cas de non-respect du RGPD est de 4 % du chiffre d'affaires de votre entreprise ou de 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé.

Normes de conformité que vous devez connaître

Examinons quelques-unes des réglementations les plus reconnues au monde :

• Règlement général sur la protection des données (RGPD) : il s'agit de l'une des normes de conformité les plus strictes au monde et s'applique à toute entreprise située au sein ou en dehors de l'Union européenne (UE) qui collecte et traite des données personnelles, c'est-à-dire toute information relative à une personne identifiable. — des citoyens de l’UE. La pénalité en cas de non-respect du RGPD est de 4 % de votre chiffre d'affaires ou de 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé. Il s'agit également d'un ensemble complet de réglementations qui ont inspiré des lois similaires dans d'autres juridictions (par exemple, la California Consumer Privacy Act en Californie et la loi générale brésilienne sur la protection des données). Se conformer au RGPD peut être une tâche ardue pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, l'UE le reconnaît et a créé des ressources dédiées pour aider votre organisation à se conformer au RGPD.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): La HIPAA est une loi fédérale qui impose la nécessité d'adopter des normes nationales aux États-Unis pour protéger les informations sensibles des patients. Il impose la règle de confidentialité, qui stipule que les informations sensibles sur la santé des patients ne peuvent être divulguées sans le consentement ou la connaissance du patient, à des organisations telles que les hôpitaux, les compagnies d'assurance maladie, etc.
• Norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) : La norme PCI DSS est un ensemble de normes de sécurité qui s'appliquent à toutes les entreprises qui traitent les informations de carte de crédit. Il est administré par le Conseil des normes de sécurité de l'industrie des cartes de paiement (PCI SSC), créé en 2006 pour faire évoluer les normes de sécurité et renforcer la participation de l'industrie à la création de canaux de paiement sécurisés pour les entreprises.
• Loi Sarbanes-Oxley (SOX) : SOX est une loi américaine qui réglemente l'information financière et la divulgation de toutes les sociétés cotées en bourse, y compris les sociétés étrangères cotées en bourse et exerçant leurs activités aux États-Unis. Elle définit les normes de gouvernance d'entreprise, d'évaluation et de gestion des risques. l'audit et l'information financière des entreprises publiques, et comprend des dispositions destinées à dissuader et à punir la fraude comptable et la corruption des entreprises.
• Cybersecurity Information Sharing Act (CISA): la CISA est une loi américaine qui encourage les entreprises à surveiller et à mettre en œuvre des mesures défensives sur leurs propres systèmes d'information, puis à partager des « indicateurs de cybermenace » et des « mesures défensives » critiques avec les gouvernements fédéral, étatiques et locaux et le secteur privé. entreprises pour lutter contre les cybermenaces et créer une infrastructure de cybersécurité plus résiliente pour l’avenir.
• Programme fédéral de gestion des risques et des autorisations (FedRAMP) : FedRAMP est un programme du gouvernement américain qui définit des normes de sécurité pour les fournisseurs de services cloud qui travaillent avec des agences fédérales. Il a été créé en 2011 pour fournir aux entreprises une approche basée sur les risques pour l'adoption et l'utilisation des services cloud.
• ISO 27001 : ISO 27001 est une norme mondiale sur la sécurité de l'information qui fournit un cadre pour l'établissement, la mise en œuvre, la maintenance et l'amélioration continue d'un système de gestion de la sécurité de l'information (ISMS). Il aide les entreprises à prendre conscience des dernières menaces et à prendre des mesures pour remédier à leurs vulnérabilités dans le but d'améliorer l'évaluation et la gestion des risques, la cyber-résilience et l'excellence opérationnelle.

Ce n'est pas une list exhaustive. En fonction du secteur dans lequel vous évoluez, de l'endroit où vous vous trouvez et du type de données que vous traitez (informations personnelles identifiables ou PII, informations financières, informations de santé protégées, etc.), d'autres réglementations peuvent également s'appliquer à vous.  

Atteindre la conformité réglementaire

Pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent se conformer à la réglementation, il est important de bien se préparer et de relever ce défi. Vous pouvez l’aborder comme n’importe quel autre projet et adopter les étapes suivantes de préparation à la conformité :

1. Identifiez les normes qui s'appliquent à votre organisation en fonction de votre secteur d'activité, de votre emplacement et du type de données que vous gérez. N'oubliez pas que vous n'avez pas le choix en matière de conformité ; vous devez respecter certaines normes. En identifiant les normes qui s'appliquent à votre organisation, vous pouvez concentrer efficacement votre temps, votre énergie et vos ressources dans votre tentative de vous conformer.
2. Évaluez les risques liés à vos systèmes et processus informatiques, puis élaborez et mettez en œuvre un plan pour remédier aux vulnérabilités afin que vous puissiez respecter les normes de conformité. Mettez en œuvre des contrôles de sécurité tels que des pare-feu, le cryptage, etc., pour protéger vos données et vos systèmes contre les accès non autorisés et les violations.
3. Mettez en place des politiques et des procédures qui décrivent votre approche en matière de conformité dans un langage facile à comprendre pour tous les employés. Examinez et mettez à jour ces politiques périodiquement pour intégrer les changements dans les réglementations et les normes.
4. Impliquez vos employés dans des initiatives de formation conçues pour les sensibiliser davantage aux politiques et procédures de conformité et pour expliquer le rôle qu'ils jouent dans le maintien de la conformité. Il doit s'agir d'un processus continu qui maintient les employés engagés et informés de tous les changements. Pour certaines normes, notamment celles qui sont plus axées sur la sécurité, la formation du personnel est une exigence.
5. Surveillez et testez vos systèmes en permanence pour identifier et atténuer les dangers potentiels.
6. Bénéficiez des conseils d'experts de professionnels de l'informatique et du droit tout au long du processus pour mieux comprendre les exigences de conformité et vous assurer que vous êtes pleinement conforme à toutes les normes qui s'appliquent à vous.

Naviguer dans les normes de conformité

La conformité réglementaire permet de suivre les meilleures pratiques qui assurent la sécurité de votre entreprise et de vos clients. Il est important que les petites et moyennes entreprises évitent de payer de lourdes amendes en cas de non-conformité et protègent leur réputation.

Même si la conformité réglementaire peut sembler difficile et complexe, il existe des solutions telles que Compliance Manager GRC qui permettent d'identifier et de respecter les exigences de conformité sans effectuer d'énormes investissements.