Navegar pelos requisitos de conformidade pode ser complexo porque há muitos deles e há uma boa chance de que pelo menos um conjunto de padrões se aplique a você. Os padrões podem ser para setores específicos, como a Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) para cuidados de saúde, ou podem ser aplicados de forma mais geral a organizações de todos os setores, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Embora possa ser confuso tentar descobrir quais padrões se aplicam à sua organização durante uma auditoria de conformidade, uma coisa é clara. A conformidade não se aplica apenas a grandes corporações; aplica-se até mesmo a pequenas e médias empresas.

Então, vamos tentar entender o que é conformidade regulatória, como ela é importante para o seu negócio e o importante papel que a TI desempenha na gestão e manutenção dos diversos padrões de conformidade.

O que é conformidade regulatória?

Conformidade regulatória é o processo de adesão aos padrões e requisitos regulatórios para que você siga as melhores práticas e cumpra as leis e regulamentos exigidos para operar em setores e/ou regiões específicas. Ele ajuda você a seguir os regulamentos comerciais e as melhores práticas definidas e a executar as ações esperadas em caso de violações.

Os regulamentos de conformidade geralmente cobrem como os dados são tratados e armazenados, como são usados, quão fácil é excluir dados pessoais mediante solicitação, quais proteções estão em vigor, etc.

Grande parte da conformidade regulatória envolve manutenção de registros. É função da sua equipe de TI ser capaz de fornecer provas de conformidade e comportamento adequado em caso de auditorias ou violações. Isto pode ser um desafio para as equipas de TI de pequenas e médias empresas, especialmente quando tentam fazê-lo manualmente porque o processo pode ser demorado e dispendioso.

No entanto, a maioria dos processos de conformidade, como documentação e relatórios, agora podem ser automatizados com soluções como o Compliance Manager GRC. Eles permitem que você determine o que precisa documentar durante a preparação para conformidade. Você pode facilmente, sem aumentar seu número de funcionários, fornecer prova de conformidade em caso de violação ou quando necessário.

O Compliance Manager GRC também ajuda a garantir que você atenda a todos os requisitos de padrões específicos. As normas regulamentares muitas vezes têm requisitos semelhantes e podem ser confusas. O Compliance Manager GRC ajuda a esclarecer seus esforços de conformidade e a evitar a duplicação de trabalho. A melhor parte? Você não precisa gastar muito para implementar esta solução.

Por que a conformidade regulatória é importante?

A conformidade regulatória é importante porque ajuda você a:

• Siga as melhores práticas para manuseio e gerenciamento de dados, segurança cibernética, etc.
• Cumprir obrigações legais.
• Construa a confiança e a fidelidade do cliente.
• Proteja a reputação da sua organização.
• Minimize os danos à reputação em caso de violação.
• Evite multas pesadas por descumprimento.

Durante um incidente de perda de dados, é dever da TI mostrar evidências de que você estava em total conformidade antes do ataque e fornecer os dados necessários para responder de acordo com o padrão. No caso de uma auditoria, você deve ser capaz de demonstrar facilmente a conformidade e fornecer evidências de que pode responder de forma rápida e adequada a qualquer possível violação. A única maneira de fazer isso é estar em conformidade e documentar evidências de conformidade na forma de políticas e procedimentos de TI, planos de ação, relatórios de avaliação de riscos, relatórios de atividades, etc.

Se a sua organização não estiver em conformidade, ela corre o risco de enfrentar graves danos financeiros e de reputação.

A multa por não conformidade com o GDPR é de 4% do faturamento da sua empresa ou €20 milhões, o que for maior.

Padrões de conformidade dos quais você deve estar ciente

Vejamos algumas das regulamentações mais reconhecidas do mundo:

• Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR): É um dos padrões de conformidade mais rígidos do mundo e se aplica a qualquer empresa dentro ou fora da União Europeia (UE) que coleta e processa dados pessoais – qualquer informação relacionada a uma pessoa identificável. — de cidadãos da UE. A penalidade por não cumprir o GDPR é de 4% do seu faturamento ou 20 milhões de euros, o que for maior. É também um conjunto abrangente de regulamentos e inspirou legislação semelhante em outras jurisdições (por exemplo, a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia na Califórnia e a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil). Cumprir o GDPR pode ser uma tarefa difícil para pequenas e médias empresas. No entanto, a UE reconhece isto e criou recursos dedicados para ajudar a sua organização a estar em conformidade com o GDPR.
• Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA): HIPAA é uma lei federal que determina a necessidade de padrões nacionais nos EUA para proteger informações confidenciais dos pacientes. Impõe a regra de privacidade, que determina que informações confidenciais sobre a saúde do paciente não podem ser divulgadas sem o consentimento ou conhecimento do paciente, em organizações como hospitais, companhias de seguros de saúde, etc.
• Padrão de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento (PCI DSS): O PCI DSS é um conjunto de padrões de segurança que se aplica a todas as empresas que lidam com informações de cartão de crédito. É administrado pelo Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), que foi criado em 2006 para desenvolver padrões de segurança e aumentar a participação da indústria na criação de canais de pagamento seguros para empresas.
• Lei Sarbanes-Oxley (SOX): SOX é uma lei dos EUA que regulamenta relatórios e divulgações financeiras para todas as empresas de capital aberto, incluindo empresas estrangeiras que são de capital aberto e fazem negócios nos EUA. Ela descreve padrões para governança corporativa, avaliação e gestão de riscos, auditoria e relatórios financeiros de empresas públicas e inclui disposições destinadas a dissuadir e punir a fraude e a corrupção na contabilidade corporativa.
• Lei de Compartilhamento de Informações de Segurança Cibernética (CISA): CISA é uma lei dos EUA que incentiva as empresas a monitorar e implementar medidas defensivas em seus próprios sistemas de informação e, em seguida, compartilhar “indicadores de ameaça cibernética” críticos e “medidas defensivas” com os governos federal, estadual e local e entidades privadas. empresas para combater ameaças cibernéticas e criar uma infraestrutura de segurança cibernética mais resiliente para o futuro.
• Programa Federal de Gerenciamento de Riscos e Autorizações (FedRAMP): FedRAMP é um programa do governo dos EUA que define padrões de segurança para provedores de serviços em nuvem que trabalham com agências federais. Foi criada em 2011 para fornecer às empresas uma abordagem baseada em riscos para a adoção e utilização de serviços em nuvem.
• ISO 27001: ISO 27001 é um padrão global de segurança da informação que fornece uma estrutura para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gerenciamento de segurança da informação (SGSI). Ajuda as empresas a estarem conscientes das ameaças mais recentes e a tomar medidas para resolver as suas vulnerabilidades, numa tentativa de melhorar a avaliação e gestão de riscos, a resiliência cibernética e a excelência operacional.

Isto não é uma lista exaustiva. Dependendo do setor em que você atua, de onde está localizado e do tipo de dados que você manipula (informações de identificação pessoal ou PII, informações financeiras, informações de saúde protegidas etc.), pode haver outras regulamentações que também se aplicam a você.  

Alcançando a conformidade regulatória

Para as pequenas e médias empresas que pretendem alcançar a conformidade regulamentar, é importante preparar-se bem e encarar isto como um desafio. Você poderia abordá-lo como qualquer outro projeto e adotar as seguintes etapas de preparação para conformidade:

1. Identifique os padrões que se aplicam à sua organização com base no setor, na localização e no tipo de dados que você gerencia. Lembre-se de que você não tem escolha quanto à conformidade; espera-se que você siga certos padrões. Ao identificar os padrões que se aplicam à sua organização, você pode concentrar com eficiência seu tempo, energia e recursos em sua tentativa de estar em conformidade.
2. Avalie os riscos nos seus sistemas e processos de TI e desenvolva e implemente um plano para resolver vulnerabilidades para que você possa atender aos padrões de conformidade. Implemente controles de segurança como firewalls, criptografia, etc., para manter seus dados e sistemas protegidos contra acessos não autorizados e violações.
3. Implemente políticas e procedimentos que descrevam sua abordagem de conformidade em uma linguagem que seja fácil de entender para todos os funcionários. Revise e atualize essas políticas periodicamente para incorporar mudanças nos regulamentos e padrões.
4. Faça com que seus funcionários participem de iniciativas de treinamento projetadas para aumentar sua conscientização sobre políticas e procedimentos de conformidade e explicar o papel que desempenham na manutenção da conformidade. Este deve ser um processo contínuo que mantenha os funcionários engajados e informados sobre todas as mudanças. Para algumas normas, especialmente as mais centradas na segurança, a formação do pessoal é um requisito.
5. Monitore e teste seus sistemas continuamente para identificar e mitigar perigos potenciais.
6. Obtenha aconselhamento especializado de profissionais jurídicos e de TI para entender melhor os requisitos de conformidade e garantir que você esteja em total conformidade com todos os padrões que se aplicam a você.

Navegando pelos padrões de conformidade

A conformidade regulatória ajuda a seguir as práticas recomendadas que mantêm sua empresa e seus clientes seguros. É importante que as pequenas e médias empresas evitem pagar multas pesadas por não conformidade e protejam a sua reputação.

Embora a conformidade regulatória possa parecer difícil e complexa, existem soluções como o Compliance Manager GRC que ajudam a identificar e atender aos requisitos de conformidade sem fazer grandes investimentos.